میز خدمت

قطعا همه ی ما گذرمان به اداره های مختلف برای انجام کارهای اداری معمول افتاده است. گاها برای پیگیری و انجام امور خود وقت و هزینه ی زیادی را هدر داده ایم. در آخر هم از کیفیت پاسخ گویی، سرعت و دقت کار راضی نبوده ایم. میز خدمت الکترونیک سامانه ای الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند است. الکترونیک که سابقه ای بیش از 10 سال در کشور ما دارد، برای برطرف کردن مشکلات اینچنینی و تکریم ارباب رجوع در سال 1396 به وجود آمد.

مفهوم میز خدمت چیست؟

میز خدمت (Service Desk) یک مرکز ارتباطات است که یک نقطه تماس را بین شرکت و مشتریان، کارمندان فراهم می کند. هدف از آن این است که اطمینان حاصل شود که کاربران کمک مناسب را در زمان مناسب دریافت می‌کنند.

میز خدمت به معنای استقرار یک میز فیزیکی جداگانه و یا به معنای اختصاص نیروهای جدید برای پاسخگویی به مراجعه کنندگان نیست، بلکه در راستای افزایش بهره وری و کارایی جهت پاسخ گویی سریع و صرفه جویی در وقت و هزینه به ارباب رجوع می باشد. میز خدمت الکترونیک یک گزینه ی مناسب برای پشتیبانی و خدمت‌رسانی به کاربران محسوب می‌شوند.

میز خدمت الکترونیک چیست؟

میزخدمت الکترونیک تحت سامانه ای الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند است. به بیان دیگر هدف از راه اندازی میز خدمت الکترونیک، ارائه خدمات به موقع و مناسب به مشتریان و اعضای سازمان ها در هر لحظه و مطابق قوانین و توافق ‌نامه ‌های میان آن ها از طریق سامانه های الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی هوشمند است.

به منظور سرعت بخشیدن به انجام امور معمول مراجعات حضوری تا حد ممکن حذف شده اند، برای مثال شما می توانید روال اداری و مدارک لازم جهت شروع کار را از طریق اینترنت و یا وبسایت ملاحظه کنید و در مراحل مختلف کار خود را از راه دور و بدون نیاز به حضور فیزیکی، پیگیری نمایید.

مزایای میز خدمت الکترونیک برای سازمان ها و مشتریان

ماژول های زیادی در غالب نرم افزار میز خدمت الکترونیک ارائه شده اند. شما با توجه به نیاز خود و ابعاد شرکت یا سازمان می توانید از آن ها جهت پیش برد هر چه بهتر اهداف و مقاصد کسب و کارتان استفاده کنید. در ادامه تعدادی از مزایا و ویژگی های استفاده از نرم افزار های میز خدمت الکترونیک را نام می بریم.

• اطلاع رسانی شفاف در مورد هر یک از خدمات ارائه شده در میز خدمت الکترونیکی و میز خدمت حضوری شامل مراحل گردش کار، مستندات مورد نیاز، قوانین و مقررات، سوالات متداول، مدت زمان انجام کار، هزینه های مورد نیاز برای دریافت خدمت، رویه ارائه شکایت و پیگیری و ...
• امکان اخذ درخواست خدمت از ارباب رجوع در قالب فرم های الکترونیکی و بارگذاری و ارسال الکترونیکی مدارک و مستندات مورد نیاز برای دریافت خدمت توسط ارباب رجوع
• قابلیت ارائه و تحویل خدمت به ارباب رجوع به صورت الکترونیکی به عبارت دیگر سهولت ارائه خدمات توسط سازمان و شرکت های دولتی و خصوصی
• ارائه کد رهگیری منحصربه فرد به درخواست دهنده به منظور ردگیری مراحل اجرای فرآیند پردازش درخواست و بازیابی و رجوع به سوابق اطلاعات ارائه شده
• نظر سنجی الکترونیکی از ارباب رجوع در ارتباط با کیفیت خدمات ارائه شده در میز خدمت و کاهش تاثیرات منفی بر کسب و کار
• بهبود ارائه خدمات به مشتریان و رضایتمندی آنها در پی افزایش دسترس پذیری از طریق ایجاد نقطه واحد تماس
• بهبود استفاده از منابع پشتیبانی فناوری اطلاعات و افزایش بهره‌¬وری پرسنل کسب و کار
• یکپارچه کردن خدمات برای سهولت ارباب رجوع و به دنبال آن کاهش هزینه ها

نرم افزار میز خدمت الکترونیک

بصورت کلی میز خدمت، چه بصورت حضوری و چه نرم افزار میز خدمت الکترونیکی ، به عنوان یک کانال دسترسی و یا محلی برای انجام کلیه امور مرتبط با ارباب رجوع است. نرم افزار میز خدمت الکترونیکی می بایست ابزاری کارآمد و تخصصی جهت مدیریت ارائه خدمت  در شرکت ها باشد.

 در غیر اینصورت امکان پاسخگویی مناسب به ارباب رجوع در مراحل مختلف ارائه درخواست، پیگیری درخواست و در نهایت تحویل خدمت به خوبی میسر نخواهد بود.

گروه مهندسی آی‌کن با ارائه ی موتور مولد قدرتمند و تحت وب، سازمان ها را قادر می سازد با توسعه خدمات الکترونیک، دامنه میز خدمت الکترونیک خویش را گسترش داده وبا مکانیزه و هوشمند نمودن فرآیندها مدیریت بهتر سازمان و رضایت مشتریان را کسب نمایند.